Demande d'envoi de matériel - bexio

Christopher Gautschi À jour par Christopher Gautschi

Une demande d'envoi matériel est reçue dans le canal #support-concept-tech sous la forme d'un "Order Processing and Delivery Request".

Cette demande est effectuée par un vendeur. A ce stade, l'offre est validée. Il faut donc s'assûrer de travailler sur la commande.

Le vendeur transmet un lien à une commande validée.

Ce travail peut être effectué seulement à partir d'une commande validée.

Du moment que l'envoi de matériel est pris en main par un agent spécialisé technique, il prend la responsabilité de l'envoi correcte du matériel. Il se renseigne aussi si les informations ne sont pas claires, ou si il a un doute sur les informations envoyées.

  1. Retrouver la commande sur laquelle on travaille

Création du bulletin de livraison

Sur la commande il faut:

  1. "Créer une livraison" à l'aide du bouton en haut à droite
  2. Sélectionner toutes les positions qui représentent un équipement physique (matériel). Décocher tout ce qui n'est pas un équipement à envoyer (fonctions, prestations, ..).

Ceci génère donc une livraison.

Une fois sur la livraison, on prépare le document à y joindre, le Formulaire de préparation de commande.

Préparation du formulaire de préparation de commande

  1. Créer un Formulaire de préparation de commande à partir du Template Google Docs "yy-mm-dd - LS-XXXXX - Formulaire de préparation de commande - Template".
  2. Modifier son nom en y mettant la date et le numéro de livraison LS-XXXXXX.

Pour compléter le formulaire, se baser sur les instructions suivantes. Il faut se baser sur les équipements présents dans le bulletin de livraison.

Les configurations Standards sont données par les documents présents dans le drive "Conditionnement des produits" sous "Logistique", groupées par équipement.

Section "Configuration particulière":

  1. Sélectionner "Pas de configuration particulière" dans le cas où le matériel à envoyer ne nécessite pas de configuration particulière. Exemple: envoi de compteurs, envoi de routeur + Gateway dans une configuration standard (en utilisant le réseau 192.168.2.x).
  2. Sélectionner "Borne de recharge sans infrastructure réseau" si la commande contient uniquement une borne de charge à installer sur un site existant. Renseigner les informations de connexion de la borne dans les sections plus bas du formulaire.
  3. Sélectionner "Borne de charge avec infrastructure réseau" si cela est le cas. Renseigner les informations de connexion de la borne dans les sections plus bas du formulaire.
  4. Sélectionner "Shelly sans infrastructure réseau" si cela est le cas. Renseigner les informations de connexion du shelly dans les sections plus bas du formulaire.
  5. Sélectionner "Lecteur RFID sans infrastructure réseau" si cela est le cas. Renseigner les informations de connexion du lecteur RFID dans les sections plus bas du formulaire.
  6. Sélectionner "Module I/O" si cela est le cas. Renseigner les informations nécessaires dans les sections plus bas du formulaire
  7. Sélectionner "Convertisseur RS485" si cela est le cas. Renseigner les informations nécessaires dans les sections plus bas du formulaire
  8. Sélectionner "Routeur / Gateway" si cela est le cas et que le routeur et gateway nécessitent une configuration particulière.
  9. Sélectionner "Cette commande nécessite une configuration effectuée à distance" si la configuration de la commande est extrêmement compliquée. Dans ce cas, on peut demander à ASTH de juste brancher des éléments et effectuer la configuration à distance.

Détail des sections:

Le détail de chaque section doit être complété. Les sections qui ne sont pas pertinentes peuvent être éliminées du formulaire.

Attention: chaque champ de la section doit être rempli. Le technicien spécialisé prend la responsabilité sur l'envoi. Il demande de l'aide à son manager dans le doute.

Une fois que le formulaire de préparation de commande et le bulletin de livraison sont prêts, on passe à l'étape d'envoi du matériel

Créer l'ordre de livraison de matériel sur le cdm

Depuis la livraison sur bexio:

  1. Cliquer sur "Imprimer le bulletin de livraison"
  2. IMPORTANT: Cliquer sur "Livraison effectuée. Ceci met à jour le stock

à l'aide de la documentation cdm, entrer la nouvelle commande dans le cdm sous "Expéditions".

Une fois que le bulletin de livraison et le formulaire de préoparation de commandes ont été transmis au cdm, la procédure est terminée.

Le matériel sera préparé et envoyé.

Comment avons-nous fait ?

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