Décompte annuel du site

Décompte annuel du site

Lorsque le propriétaire mandate Climkit pour gérer la facturation et les encaissements auprès des consommateurs de son site, Climkit établit annuellement un décompte pour l’ensemble du site.

Cette FAQ permet d'en comprendre rapidement le fonctionnement. Voici un lexique des principaux termes utilisés:

• Site : immeuble ou groupe d’immeubles pour lequel Climkit fournit des prestations de comptage et de décompte d’énergie.
• Propriétaire : responsable du site qui mandate Climkit pour gérer le comptage et la facturation de l’énergie de son site. Parfois, le propriétaire est représenté par une régie.
• Consommateurs : locataires ou copropriétaires qui résident sur le site et qui consomment de l’énergie.
• Fournisseur : Gestionnaire du réseau de distribution (GRD) ou autre prestataire externe qui fournit de l’électricité ou un service au site.

Quel est le mandat de Climkit ?

Le propriétaire mandate Climkit pour gérer le comptage, la facturation et les encaissements en son nom auprès des consommateurs de son site.

Climkit paie également les factures des fournisseurs d’électricité du site (GRD et contracteurs photovoltaïques).

Comment le décompte annuel du site est-il établi ?

Climkit établit un décompte annuel pour l’année précédente de l’ensemble du site.

Le décompte annuel calcule la différence entre l’ensemble des encaissements récoltés auprès des consommateurs et les décaissements versés aux fournisseurs.

Dans le cadre d’un regroupement pour la consommation propre (RCP), la différence est en général en faveur du propriétaire et correspond à la vente de l’électricité solaire autoconsommée aux consommateurs ainsi que le surplus réinjecté dans le réseau et racheté par le distributeur.

Quand le décompte annuel est-il établi ?

Entre avril et juin de l’année suivante, afin d’attendre l’encaissement des factures des consommateurs envoyées en janvier pour les derniers mois de l’année.

Comment le propriétaire est-il rémunéré ?

Le propriétaire dispose de 15 jours après réception pour contester le décompte. Sans contestation, le montant en sa faveur est versé sur le compte bancaire communiqué à Climkit dans les 30 jours suivants.

Dans le cas d’un solde en faveur de Climkit, le propriétaire a 30 jours pour payer le montant dû au moyen de la facture jointe au décompte.

Comment se présente le décompte ?

Le décompte annuel indique la différence entre l’ensemble des encaissements perçus et des décaissements versés pour le site durant la période indiquée du décompte. Il se divise en quatre sections:

1. Détails des encaissements : montants reçus des consommateurs, les notes de crédit des fournisseurs et l’éventuel solde positif du décompte de l’année précédente.
2. Détails des décaissements : factures payées aux fournisseurs dont celles du gestionnaire du réseau de distribution (GRD) et de Climkit pour les frais de gestion, et l’éventuel solde négatif du décompte de l’année précédente.
3. Montants ouverts : factures consommateurs encore impayées à ce jour pour la période de ce décompte.
4. Montants abandonnés : factures consommateurs impayées sur les années antérieures à la période de ce décompte et dont le montant est considéré comme perdu. Vous êtes libre en tant que propriétaire d’entreprendre les démarches de recouvrement directement auprès des consommateurs.

Seules les deux premières sections sont prises en compte dans le calcul du solde.

En quoi consistent les encaissements ?

1. L'ensemble des paiements des factures par les consommateurs telles que leur consommation d'électricité ou leur utilisation des bornes de recharge.
2. Les notes de crédit des fournisseurs dans les cas où ces derniers versent un montant en faveur du site. Par exemple les GRD qui rétribuent la réinjection du surplus photovoltaïque dans le réseau.
3. L’éventuel solde positif en faveur du propriétaire reporté du décompte de l’année précédente.

En quoi consistent les décaissements ?

1. Les factures payées aux fournisseurs dont celles du gestionnaire du réseau de distribution (GRD) pour le soutirage d'électricité du réseau ou d'un éventuel contracteur tiers pour la production photovoltaïque.
2. Les factures de Climkit pour l'ensemble des frais de gestion (comptage, facturation, frais d'envoi, connexion internet, etc.).
3. L’éventuel solde négatif à charge du propriétaire agrémenté du décompte de l’année précédente.

Où trouve-t-on les factures et les documents référencés dans le décompte ?

Toutes les factures et documents correspondants sont disponibles sur le portail en ligne de Climkit sous l’onglet Finances du site.

Qu’en est-il des factures impayées ?

Toutes les factures envoyées aux consommateurs qui n’ont pas encore été payées figurent dans la section Montants ouverts du décompte à titre informatif.

Lorsque ces factures seront réglées, le décompte annuel sera mis à jour pour tenir compte de ces nouveaux encaissements et le solde positif en faveur du propriétaire sera reporté sur le décompte de l'année suivante. Toutes les factures des consommateurs et leur statut de paiement sont accessibles sur le portail en ligne Climkit.

Exemple: Le décompte pour l’année 2022 stipule un solde en faveur du propriétaire de CHF 2’500.-. Mais il reste une facture impayée d’un consommateur pour un montant de CHF 180.-. Climkit verse CHF 2’500.- au propriétaire le 25 mai 2023. Le 17 juillet 2023, le consommateur paie finalement sa facture de CHF 180.-. Le décompte 2022 est mis à jour et indique un solde en faveur du propriétaire de CHF 180.-. Ce montant sera reporté sur le décompte 2023.

Dans quel cas une facture est-elle considérée comme abandonnée ?

Toute facture impayée malgré les trois rappels envoyés au consommateur et datant de plus d’un an avant l’émission du décompte annuel est considérée comme abandonnée.

La facture abandonnée est mentionnée dans la section Montants abandonnés du décompte annuel. C’est désormais au propriétaire d’entreprendre d'éventuelles démarches de recouvrement auprès du consommateur concerné pour obtenir le paiement dû.

Exemple: Au moment d’établir le décompte annuel 2022, une facture consommateur de CHF 62.- pour la période d’octobre à décembre 2021 est toujours impayée. Cette facture est désormais considérée comme perdue par Climkit qui l'indique avec le statut abandonné. Le propriétaire est alors libre d’entreprendre des démarches directement auprès du consommateur pour récupérer ce montant dû.

Pour quelles raisons le décompte annuel peut-il avoir un solde en faveur de Climkit?

1. Lorsque les factures du GRD payées ne correspondent pas à la période du décompte annuel. Par exemple, si un GRD facture la période du avril 2021 à mars 2022, cette facture est imputée au décompte de l'année 2022 bien qu'elle corresponde en partie à l'année 2021. Ceci se produit généralement lors de la première année d'exploitation du RCP ou lorsque le GRD facture des acomptes périodiques et non les consommations effectives. Dans tous les cas, ceci se compense les années suivantes.
2. Lorsque les montants ouverts et abandonnés sont très importants.
3. Lorsque le compteur d’introduction du bâtiment installé par le GRD ne mesure pas correctement l'électricité soutirée et que les factures relatives sont trop erronées. Dans ce cas, il est nécessaire de demander une vérification au GRD.