Gebührenabrechnungen

Die Allgemeinkosten sind Betriebskosten, die für den Betrieb eines Standorts (Gebäudes) anfallen und auf die Bewohner des Standorts verteilt werden müssen.

In der Regel handelt es sich hauptsächlich um Heizkosten (Raum-/Wohnungsheizung und Warmwasseraufbereitung).

Es können jedoch auch andere sogenannte "Nebenkosten" verteilt werden. Dazu gehören beispielsweise Stromkosten für die Gemeinschaftsbereiche des Gebäudes, Hausmeisterkosten, Wartungskosten für den Aufzug usw.

Diese Kosten sind im Mietvertrag oder in der Hausordnung der Stockwerkeigentümergemeinschaft (STWEG) geregelt.

Die Verteilungsmethode ist im Modell zur individuellen Abrechnung von Energie- und Wasserkosten (DIFEE) festgelegt, das 2017 vom Bundesamt für Energie (BFE) veröffentlicht wurde.

Wenn Wärme- und Warmwasserzähler installiert sind, werden die Heizkosten wie folgt aufgeteilt: 70% als variabler Anteil (basierend auf dem individuellen Verbrauch der Bewohner) und 30% als fixer Anteil (basierend auf der Fläche der Wohnungen oder den Tausendsteln der Miteigentumsanteile).

Nebenkosten werden basierend auf der Fläche der Wohnungen oder den Tausendsteln der Miteigentumsanteile verteilt. Dies gilt auch für Heizkosten, wenn keine Zähler installiert sind, wie es bei älteren Gebäuden häufig der Fall ist.

Climkit bietet Eigentümern ein Tool, um individuelle Nebenkostenabrechnungen direkt über die Online-Plattform zu erstellen. So funktioniert es:

1. Flächen und Akontozahlungen erfassen

Es ist notwendig, die Fläche oder die Tausendstel jedes Abrechnungspunkts (Einheit oder Wohnung) zu erfassen.

1. Wählen Sie den betreffenden Standort aus, gehen Sie zu Abrechnungspunkte > Hauptinformationen > Feld "Fläche oder Tausendstel" ausfüllen.
2. In der Regel erhebt ein Eigentümer oder Verwalter jeden Monat eine Akontozahlung von den Bewohnern als Vorauszahlung für die Allgemeinkosten. Erfassen Sie die monatlichen Akontozahlungen standardmäßig unter Akontozahlungen (monatlich) gemäß Vertrag.
   Dies ermöglicht es später, die Differenz zwischen dem individuellen Abrechnungsbetrag und den für den Abrechnungszeitraum bereits eingezogenen Akontozahlungen zu berechnen.
3. Wiederholen Sie diesen Vorgang für jeden Abrechnungspunkt.

1. Abrechnungszeitraum erstellen

Gehen Sie zu Nebenkostenabrechnungen, klicken Sie auf +, geben Sie einen Titel für den Zeitraum ein (z. B. "Nebenkostenabrechnung 23/24") und erfassen Sie Start- und Enddatum.

2. Abrechnungen erstellen

Klicken Sie auf den oben erstellten Abrechnungstitel und navigieren Sie durch die einzelnen Tabs, beginnend mit:

a. Parameter

Definieren Sie, welche Kostenarten in den Abrechnungen enthalten sein sollen. Jede der unten angekreuzten Sektionen wird in den Abrechnungen aufgeführt:

• Raumheizung: Heizkosten der Wohnungen. Aktivieren Sie dies, wenn das Gebäude über individuelle Heizungszähler verfügt.
• Warmwasseraufbereitung: Kosten für die Warmwasseraufbereitung. Aktivieren Sie dies, wenn das Gebäude über individuelle Warmwasserzähler verfügt.
• Wasserversorgung und Abwasser: Kosten für Wasserversorgung und Abwasser. Aktivieren Sie dies, wenn das Gebäude über individuelle Kalt- und Warmwasserzähler verfügt.
• Nebenkosten: Alle weiteren Kosten, die basierend auf der Fläche oder den Tausendsteln verteilt werden (z. B. Hausmeister, Verwaltungskosten, Strom für die Beleuchtung der Gemeinschaftsbereiche ...) sowie Heiz- und Wasserkosten, wenn die entsprechenden Zähler nicht vorhanden sind.
• Elektrizität: Aktivieren Sie dies nur, wenn der individuelle Stromverbrauch in den Kosten enthalten ist. Nicht zu verwechseln mit dem Strom für Gemeinschaftsbereiche (z. B. Beleuchtung), der als Nebenkosten aufgeführt wird. In den meisten Fällen wird der individuelle Stromverbrauch separat entweder vom Verantwortlichen der Eigenverbrauchsgemeinschaft (EVG) oder direkt vom Netzbetreiber abgerechnet.
• Renovationsfonds: Bei einer STWEG kann diese Sektion hinzugefügt und direkt in die Abrechnung integriert werden.

Aktivieren Sie anschließend die folgenden Elemente nach Bedarf:

• Abzug der Akontozahlungen: Wenn Akontozahlungen erfasst wurden, können diese abgezogen und in der Abrechnung ausgewiesen werden.
• Einzahlungsschein/Gutschrift: Fügen Sie einen Einzahlungsschein hinzu, wenn der Abrechnungsbetrag zugunsten des Eigentümers ausfällt. Andernfalls wird angegeben, dass der Guthabenbetrag auf das Bankkonto des Bewohners überwiesen wird.
• Zählerstände anzeigen: Fügen Sie eine Sektion hinzu, die die zu Beginn und am Ende des Abrechnungszeitraums erfassten Zählerstände anzeigt.

b. Allgemeinkosten

Klicken Sie auf +, um eine Kostenrechnung hinzuzufügen, und füllen Sie die Felder aus:

• Titel: Referenz, z. B. "Raumheizung Januar-März 2023"
• Typ: Kostenart auswählen
• Rechnungsdatum: Datum der Rechnung
• Anbieter: Rechnungsaussteller
• Verteilungsmethode:
  • Fläche oder Tausendstel: Für Nebenkosten auswählen.
  • Zählerwerte: Für Kosten wie Raumheizung, Warmwasseraufbereitung und Wasserversorgung auswählen, wenn die entsprechenden Zähler vorhanden sind.
  • Betrag: Zu verteilende Kosten
  • Variabler Anteil: Anteil der Kosten, der basierend auf dem Verbrauch verteilt wird (gemäß Zählerständen). Der Rest (fixer Anteil) wird basierend auf Fläche oder Tausendstel verteilt. Standardmäßig beträgt der variable Anteil 70%.
  • Beleg: Rechnung im PDF-Format hochladen
  • Notiz: Optionale Anmerkungen zur Rechnung oder Verteilung
  • Zugeordnet an: Wählen Sie die Abrechnungspunkte, denen die Rechnung zugeordnet wird.

Besonderheit der Heiz- und Warmwasserkosten

In der Regel werden die Heizkosten zwischen Raumheizung und Warmwasseraufbereitung aufgeteilt. So gehen Sie vor:

1. Fügen Sie die Rechnung zunächst mit dem Typ Raumheizung hinzu.
2. Geben Sie unter Notiz den Betrag an, der auf die Raumheizung und die Warmwasseraufbereitung entfällt. Siehe Zähleranschluss, um weitere Informationen zu erhalten.
3. Geben Sie unter Betrag den Betrag für die Raumheizung ein. Füllen Sie die anderen Felder aus und klicken Sie auf Speichern.
4. Öffnen Sie die Rechnung erneut und klicken Sie auf das Kopiersymbol oben rechts (links vom Papierkorb).
5. Wählen Sie in der neuen Rechnung den Typ Warmwasseraufbereitung aus und geben Sie den Betrag für die Warmwasseraufbereitung ein.

c. Akontozahlungen

Bearbeiten oder korrigieren Sie die während des Abrechnungszeitraums erfassten Akontozahlungen für jeden Abrechnungspunkt.

d. Zählerstände

Überprüfen Sie die Zählerstände, die für die Kostenverteilung verwendet wurden.

e. Verteilung und Abrechnungen

1. Individuelle Abrechnungen berechnen

Sobald alle Kosten erfasst sind, gehen Sie zu Verteilung und Abrechnungen > Aktionen, wählen Sie 1. Individuelle Abrechnungen berechnen > Klicken Sie auf Bestätigen.

Nach einigen Minuten sind die Kosten verteilt. Überprüfen Sie die Details, indem Sie auf das Stiftsymbol ganz rechts in der Tabelle für jeden Abrechnungspunkt klicken.

2. Alle Abrechnungen als PDF erstellen

Unter Aktionen > Wählen Sie 2. Alle Abrechnungen als PDF erstellen > Klicken Sie auf Bestätigen.

Nach wenigen Minuten können die PDFs heruntergeladen werden, indem Sie auf das Wolkensymbol in der Datei-Tabelle klicken.

Es ist auch möglich, alle Abrechnungen auf einmal unter Aktionen herunterzuladen, wählen Sie 3. Alle Abrechnungen herunterladen > Klicken Sie auf Bestätigen.

e. Verbräuche

Laden Sie nur die Verbrauchsdaten der Bewohner für den Abrechnungszeitraum unter Verbräuche > Klicken Sie auf das Wolkensymbol oben rechts herunter. Es ist notwendig, die individuellen Abrechnungen zuvor zu berechnen.