Décomptes des frais d'immeuble

Les frais généraux sont des coûts relatifs à l'exploitation d'un site (immeuble) qui doivent être répartis entre les résidents du site.

En général, il s'agit principalement des frais de chauffage (chauffage des pièces/appartements et production d'eau chaude).

Mais d'autres frais dits "accessoires" peuvent aussi être répartis. Il s'agit par exemple de coûts d'électricité des parties communes de l'immeuble, des frais de conciergerie, des coûts d'entretien de l'ascenseur etc.

Ces frais sont définis dans le bail à loyer ou dans le règlement de la copropriété (PPE).

La méthode de répartition est définie dans le modèle pour le décompte individuel des frais d'énergie et d'eau (DIFEE) publié en 2017 par l'Office fédérale de l'énergie (OFEN).

Lorsque des compteurs d'énergie thermique et d'eau chaude sont installés, les frais de chauffage sont répartis pour une part variable de 70% (en fonction des consommations individuelles des résidents) et pour une part fixe de 30% (en fonction des surfaces des appartements ou des part en millièmes dans la copropriété).

Les frais accessoires sont répartis en fonction des surfaces des appartements ou des part en millièmes dans la copropriété. C'est également le cas pour les frais de chauffage lorsqu'aucun compteur n'est installé, comme c'est le cas dans les anciens immeubles.

Climkit offre aux propriétaires un outil pour générer les décomptes de frais individuels directement depuis sa plateforme en ligne. Voici comment l'utiliser :

1. Renseigner les surfaces et les acomptes

Il est indispensable de renseigner les surfaces ou millièmes de chaque point de facturation (lot ou appartement).

1. Sélectionner le site concerné, aller sous Points de facturation > Informations principales > Renseigner le champ Surface ou millième.
2. En général, un propriétaire ou un administrateur encaisse chaque mois auprès des résidents un acompte comme avance de paiement pour les frais généraux. Renseigner les acomptes mensuels par défaut sous Acomptes de charge (mensuel) selon contrat.
   Ceci permettra plus bas de déduire le solde entre le montant du décompte individuel et les acomptes encaissés pour la période du décompte.
3. Refaire l'opération pour chaque point de facturation.

1. Créer une période de décompte

Sous Décomptes des Frais, cliquer sur +. Entrer un intitulé pour la période par exemple "Décompte de frais 23/24" et renseigner la date de début et de fin.

2. Générer les décomptes

Cliquer sur l'intitulé du décompte créé ci-dessus et passer d'un onglet à l'autre en partant de:

a. Paramètres

Définir quels types de frais sont à répartir dans les décomptes. Chacune des sections cochées ci-dessous figurera sur les décomptes à remettre aux résidents:

• Chauffage des pièces: frais de chauffage des appartements. A cocher si le site est équipé de compteurs individuels de chauffage.
• Production d'eau chaude: frais de production de l'eau chaude. A cocher si le site est équipé de compteurs individuels d'eau chaude.
• Fourniture d'eau et épuration: Frais de fourniture de l'eau et frais d'épuration. A cocher si le site est équipé de compteurs individuels d'eau froide et d'eau chaude.
• Frais accessoires: Tous les autres frais à répartir en fonction des surfaces ou des millièmes (ex. conciergerie, frais administratifs, électricité pour l'éclairage des parties communes...) ainsi que les frais de chauffage et d'eau si les compteurs correspondants n'existent pas.
• Electricité: A cocher uniquement si la consommation d'électricité individuelle est incluse dans les frais. Ne pas confondre avec l'électricité des communs pour l'éclairage par exemple qui est un frais accessoire. Dans la majorité des cas, la consommation d'électricité individuelle est facturée séparément soit par le responsable du RCP soit directement par le GRD.
• Compte de rénovation: Dans le cadre d'une PPE, il est possible d'ajouter cette section et ainsi l'inclure directement dans le décompte.

Cocher ensuite les éléments suivants selon les besoins:

• Déduction des acomptes: Si les acomptes encaissés sont renseignés, il est possible de les déduire et de l'indiquer sur le décompte.
• Bulletin de versement / note de crédit: Ajouter un bulletin de versement si le montant du décompte par rapport aux acomptes encaissés est en faveur du propriétaire. Dans le cas d'un solde en faveur du résident, il est indiqué que le montant en sa faveur lui sera versé sur son compte en banque.
• Afficher le relevé des compteurs: Ajouter une section qui indique les index des compteurs relevés au début et à la fin de la période des décomptes.

b. Frais généraux

Cliquer sur le + pour ajouter une facture de frais et compléter les champs:

• Intitulé: Référence, par exemple "Chauffage des pièces janvier-mars 2023"
• Type: Sélectionner le type de frais
• Date d'émission: date de la facture de frais du fournisseur
• Fournisseur: émetteur de la facture de frais
• Méthode de répartition:
  • Surface ou millième: A sélectionner pour les frais accessoires.
  • Valeur des compteurs: A sélectionner pour les frais de type chauffage des pièces, production d'eau chaude et fourniture d'eau si les compteurs correspondant existent.
  • Montant: Coût à répartir
  • Part variable: Part des frais qui sont à répartir en fonction de la consommation du résident (valeurs des compteurs). Le reste (part fixe) est réparti en fonction de la surface ou millième. Par défaut, la part variable est de 70%.
  • Justificatif: Facture du fournisseur en format PDF
  • Note: Précisions facultatives sur la facture ou la répartition par exemple
  • Appliqué à: Sélectionner les points de facturation à qui imputer la facture

Particularité des frais de chauffage et production d'eau chaude

En général, les frais de chauffage sont divisés entre le chauffage des pièces et la production d'eau chaude sanitaire. Voici comment procéder:

1. Insérer une première fois la facture avec le type Chauffage des pièces.
2. Sous Note, définir le montant qui concerne le chauffage des pièces et le montant qui concerne la production d'eau chaude. Voir Raccordement des compteurs pour plus d'informations sur comment définir ces deux montants.
3. Sous Montant, entrer le montant du chauffage des pièces. Compléter les autres champs et cliquer sur enregistrer
4. Ouvrir à nouveau cette facture et cliquer sur l'icône copier en haut à droite (à gauche de la poubelle).
5. Dans la nouvelle facture, sélectionner le type Production d'eau chaude et insérer le montant de la production d'eau chaude.

c. Acomptes

Editer ou corriger les acomptes encaissés durant la période du décompte pour chaque point de facturation.

d. Relevés des compteurs

Vérifier le relevé de chaque compteur utilisé pour la répartition des frais.

e. Répartition et décomptes

1. Calculer les décomptes individuels

Une fois tous les frais insérés, sous Répartition et décomptes > Actions, sélectionner 1. Calculer les décomptes individuels > Cliquer sur Valider.

Après quelques minutes, les frais sont répartis. Vérifier le détail en cliquant sur l'icône crayon tout à droite du tableau pour chaque point de facturation.

2. Générer tous les décomptes PDF

Sous Actions > Sélectionner 2. Générer tous les décomptes PDF > cliquer sur Valider.

Après quelques minutes, les PDF sont téléchargeables en cliquant sur l'icône nuage sous Fichier dans le tableau.

Il est aussi possible de télécharger tous les décomptes d'un coup sous Actions, sélectionner 3. Télécharger tous les décomptes > Cliquer sur Valider.

e. Consommations

Télécharger uniquement les consommations des résidents pour la période du décompte sous Consommations > Cliquer sur l'icône nuage en haut à droite. Il est indispensable de Calculer les décomptes individuels avant.