Procédure de rapprochement des encaissements et paiements

Cette procédure décrit le traitement des encaissements et décaissements sur Bexio et doit être effectuée chaque matin.

  1. Versements provenant d’un utilisateur
    • Vérification du concordant :
      • S’assurer que l’émetteur du paiement correspond bien au client indiqué dans le concordant proposé par Bexio.
    • Vérification du montant :
      • Le montant du paiement doit correspondre à celui de la facture proposée dans Bexio.
    • Paiement en trop :
      • Si le paiement dépasse le montant dû, compenser la plus ancienne facture ouverte du même client.
      • Si après compensation il reste un solde trop-perçu, aller sur le compte du client pour vérifier son solde.
      • Créer une Issue dans l’app avec la mention suivante : "Le trop-perçu (CHF [montant]) a été crédité au compte client [Nom du client]". Exemple : Le trop-perçu (CHF 59.65) a été crédité au compte client Patrick et Jacqueline Schaer.
    • Paiement sans concordant mais avec numéro de référence :
      • Effectuer une recherche dans Ventes → Factures → Filtre.
      • Entrer le numéro de référence indiqué dans le paiement pour retrouver la facture correspondante.
  2. Paiements relatifs à une facture GRD
    • Vérification du concordant :
      • Si Bexio propose un concordant, s’assurer qu’il correspond bien au fournisseur ou à la facture GRD concernée.
    • Aucun concordant trouvé :
      • Faire une recherche dans Achats → Factures fournisseurs.
      • Utiliser le champ Montant brut, en indiquant une fourchette proche du montant (exemple : pour une facture de CHF 599.35, rechercher entre 599 et 600).
    • Informations présentes dans le paiement :
      • Si le paiement contient un numéro d’abonnement → faire une recherche dans l’app pour voir si ce numéro correspond à un fournisseur.
      • Si le paiement contient un nom de projet → vérifier si la facture est en brouillon ou dans les documents non comptabilisés.
    • En dernier recours :
      • Contacter directement le fournisseur réseau pour obtenir une copie de la facture.
  3. Paiements via TWINT
    • Enregistrer une écriture manuelle dans Bexio.
    • Utiliser le compte 1001.
    • Description à indiquer : "Encaissement TWINT"
  4. Versements ou transferts internes
    • Les paiements ou transferts de type “Transfert UBS à BCV” ou “Transfert BCV à UBS” sont gérés par le CFO.

Comment avons-nous fait ?

Transmettre les paiements à UBS en fin de journée

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