Transmettre les paiements à UBS en fin de journée

Afin d'assurer l'exécution des paiements en temps et en heure, la procédure suivante doit être suivie quotidiennement, en fin de journée :

  1. Connexion à UBS : Se connecter à la plateforme UBS.
  2. Accès à la liste des fichiers : Dans l'interface UBS, accéder à "Liste des paiements" puis à "Liste des fichiers".
  3. Création d'un nouveau fichier : Cliquer sur "+ Nouveau fichier".
  4. Ouverture de Bexio Energy : Ouvrir Bexio Energy dans une nouvelle fenêtre, en parallèle à celle d'UBS.
  5. Accès aux décaissements en suspens : Dans Bexio Energy, aller dans "Banking" puis cliquer sur "X paiements en suspens" sous "Afficher les décaissements".
  6. Vérification des paiements :
    • Vérifier chaque paiement supérieur à CHF 5'000.-
    • S'assurer qu'il n'y a pas de doublons.
  7. Sélectionner tous les paiements.
  8. Téléchargement du fichier : Télécharger le fichier de paiement. Ne pas fermer la fenêtre pop-up qui s'ouvre.
  9. Importation dans UBS : Importer le fichier téléchargé dans UBS.
  10. Enregistrement dans UBS : Cliquer sur "Enregistrer" dans UBS.
  11. Vérification des montants : S'assurer que les montants affichés sur la page Bexio et sur la page UBS correspondent au montant total indiqué dans la fenêtre pop-up de Bexio.
    1. Si un paiement montre une erreur, vérifier les coordonnées et corriger sur UBS en suivant ces étapes:
      1. Utiliser le paiement original comme modèle
      2. Corriger l'adresse ou la référence fausse
      3. Enregistrer le paiement
      4. Supprimer le paiement original defectueux.
    2. Si les montants diffèrent entre le pop up de Bexio et la somme des paiements sur UBS, faire un screenshot de l'écran complet et communiquer le problème au CFO en transmettant le fichier de paiements téléchargé depuis Bexio et le screenshot.
  12. Répétition pour chaque Utility : Répéter cette opération pour chaque entité Utility (Eli10, Vitéos et Groupe E).
  13. Annonce dans "Opérations" : Publier un message dans le canal "Opérations" pour rappeler la nécessité de viser les paiements et informer l'équipe que les paiements du jour ont été transmis.

Comment avons-nous fait ?

Procédure de rapprochement des encaissements et paiements

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